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1.态度诚恳，语气柔和
有的人习惯在拒绝的时候喜欢情绪化，或者用“坚决不行”“肯定不能”之类很生硬的话，这样很容易得罪人。
被拒绝本身容易让人感到不快，但是友善的态度会缓解这种情绪。
别人一开口我们不要马上拒绝，可以面带笑容，耐心等他说完，再用“我明白，你说得对”“确实工作量很大，你很不容易”之类的话诚恳地表达同理心，之后再委婉地拒绝，这样给了对方台阶下，他就比较容易接受了。
有时候笑容是最有力的武器。当你用温和的语气、温柔的笑容拒绝别人的时候，对方会感到我们拒绝的是事情，而不是人。忙虽没帮上，但是人情依然在。
2.拒绝理由要充分
拒绝的理由很重要，好的理由不仅不会得罪人，还可能会让对方觉得麻烦你是件不好意思的事。当你不知如何拒绝对方的时候不妨试试这三个方法：
一是借口以前有过此类情况，行不通。
二是明确告知对方有关规定。
这个比较适用于对于不了解情况的上级领导或者资格老的同事。涉及到敏感又责任大的工作比如盖章、报销、借阅秘密文件、查询档案等，可以明确地告知对方需要遵守的流程和规章制度，按规矩办事。假如还有人想简化流程或者不规范操作，可以告诉他曾经因为手续不全发生的一些典型反面案例，同时表明不是针对他，只是职责所在请他体谅。
三是表达实在无能为力。
大家还可能会被迫接到给别的科室复印、打印、送资料、写材料等等的活，不想干的时候也可以说，“不好意思，这倒是小事，但是我现在手头上有个急活，领导催的急。我这还得好一会儿呢，实在是怕耽误了您的事”。
不过，有的人很执着，会说“不着急等你忙完再弄”。这个时候你也不必急于回复，自己该干什么干什么，等他下次问你结果的时候就说活太多，一直没顾上，然后尽显忙碌状。这样拖延一两次，对方就会明白你的意思。
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